任務二 理解會計電算化對會計工作的影響

一、會計電算化對會計工作的影響

會計電算化是會計發展史上的一次革命，與手工會計系統相比，不僅僅是處理工具的變化，在會計數據處理流程、處理方式、內部控制方式及組織機構等方面都與手工處理有許多不同之處，它的產生將對會計理論與實務產生重大的影響，對于提高會計核算的質量、促進會計職能轉變、提高經濟效益和加強國民經濟宏觀管理，都有十分重要的作用。

1.減輕勞動強度，提高工作效率

在手工會計信息系統中，會計數據的處理全部或主要是靠人工操作。因此，會計數據處理的效率低、錯誤多、工作量大。實現會計電算化后，只要把會計數據按規定的格式要求輸入計算機，計算機便自動、高速、準確地完成數據的校驗、加工、傳遞、存儲、檢索和輸出工作。這樣，不僅可以把廣大財會人員從繁重的記賬、算賬、報賬工作中解脫出來，而且大大提高了會計工作的效率，使會計信息的提供更加及時。

2.全面、及時、準確地提供會計信息

在手工操作情況下，企業會計核算工作無論在信息的系統性、及時性還是準確性方面都難以適應經濟管理的需要。實現會計電算化后，大量的會計信息可以及時、準確地輸出，即可以根據管理需要，按年、季、月提供豐富的核算信息和分析信息，按日、時、分提供實時核算信息和分析信息。隨著企業互聯網的建立，會計信息系統中的數據可以迅速傳遞到企業的任何管理部門，使企業經營者能及時掌握企業經濟活動的最新情況和存在的問題，并采取相應措施。

3.提高會計人員素質，促進會計工作規范化

實現會計電算化后，原有會計人員一方面有更多時間學習各種經營管理知識，參與企業管理，另一方面，還可以通過學習掌握電子計算機有關知識，使得知識結構得以更新，素質不斷提高。另外，會計電算化的實施，在很大程度上促進了手工操作中不規范、易出錯、易疏漏等問題的解決，因此，會計實現電算化的過程，也是促進會計工作標準化、制度化、規范化的過程。

4.促進會計職能的轉變

會計若要真正發揮其管理、預測、決策以及控制功能，不僅需要豐富的內部財務會計信息，而且還需要豐富的外部信息，如世界經濟信息、國家經濟政策信息、實時金融信息、市場銷售信息、物價變動信息、企業經營信息等。隨著全球以國際互聯網為中心的計算機網絡時代的到來，國際互聯網作為世界信息高速公路的基本框架，已成為連接未來信息化社會的橋梁，信息的使用者從地球的任何一個地方只需幾秒即可以將會計信息系統的信息傳遞到另一個地方，又可以從不同的地方獲取所需的會計信息和其他信息。計算機網絡技術的發展和會計電算化網絡系統的建立，實現了海內外數據的共享和信息的快速傳遞，這恰恰能夠滿足部門管理、企業管理、行業管理、跨國公司管理對信息的需要。這將為財務管理人員、會計管理與分析人員、企業高層領導利用企業內部會計信息和外部信息進行管理、分析、預測和決策提供良好的機遇。

5.促進會計理論和技術的發展，推進會計管理制度的改革

電子計算機在會計實務中的應用，不僅是核算工具的變革，而且也必然會對會計核算的內容、方法、程序、對象等會計理論和技術產生影響，如由于會計電算化的實施，進而會計憑證的產生方式和存儲方式的變化導致會計憑證概念的變更；由于賬簿存儲方式和處理方式的變化導致賬簿的概念與分類的變化；由于內部控制和審計線索的變化導致審計程序的變更等，從而推進會計理論的研究和發展。

6.推動企業管理現代化

在現代社會中，企業不僅需要提高生產技術水平，而且還需要實現企業管理的現代化，以提高企業經濟效益，使企業在國內外的競爭中立于不敗之地。會計工作是企業管理工作的重要部分。據統計，會計信息約占企業管理信息的60%～70%，而且多是綜合性的指標。實現會計電算化，就為企業管理手段現代化奠定重要基礎，就可以帶動或加速企業管理現代化的實現。

二、會計電算化與手工會計的比較

1.相同點

會計電算化與手工會計在本質上都屬于會計信息系統，它們具有一些共同的特征。

（1）目標一致。兩者都對企業的經濟業務進行記錄和核算，最終目標都是為了加強經營管理，提供會計信息，參與經營決策，提高企業經濟效益。

（2）采用的基本會計理論與方法一致。兩系統都要遵循基本的會計理論和方法，都采用復式記賬原理。

（3）都要遵守會計和財務制度，以及國家的各項財經法規，嚴格貫徹執行會計法規，從措施、技術、制度上堵塞各種可能的漏洞，消除弊端，防止作弊。

（4）系統的基本功能相同。任何一個信息要達到系統目標，都應具備信息的采集輸入、存貯、加工處理、傳輸和輸出這5項功能。

（5）都要保存會計檔案。作為會計信息系統的輸出，會計信息檔案必須妥善保存，以便查詢。

（6）編制會計報表的要求相同。兩系統都要編制會計報表，并且都必須按國家要求編制企業外部報表。

2.不同點

（1）使用的工具不同。手工會計使用的工具是算盤、紙張、賬本、電子計算器等。會計電算化使用的工具是電子計算機及相關軟件，整個數據處理過程基本上都由計算機來完成。

（2）信息載體不同。手工會計系統所有的信息都以紙張為載體，占用的空間大，保管起來不容易，查找也困難。而會計電算化系統除了必要的會計憑證、賬簿和報表外，一般都用光盤、磁盤等作為信息載體，占用空間小，保管容易，查找也方便。

（3）賬簿外表形式不同。在手工情況下，賬簿按用途可以分為日記賬簿、分類賬簿和備查賬簿三種；賬簿按照外表形式可以分為訂本式賬簿、活頁式賬簿和卡片式賬簿。現金日記賬和銀行存款日記賬必須采用訂本式，總賬一般也采用訂本式，明細賬采用活頁式，固定資產采用卡片式等。在電算化情況下，賬簿的外表形式只有一種活頁式。那么怎樣防止賬頁的散失或被不正當地抽換呢？在上海市的會計電算化軟件評審辦法中規定：“系統輸出的現金、銀行日記賬必須由機器連續打印編號”，這在一定程度上可以保證賬頁的連續性。另外，在手工會計中設置明細賬，按明細分類賬戶進行分戶登記，是為了可以分賬戶查詢憑證。在會計電算化中明細賬已無意義，可以取消。根據財政部文件，明細賬可以一年輸出一次，僅為了存檔。

（4）錯賬更正方法不同。手工會計情況下的錯誤根據不同的情況有3種更正方法：劃線更正法、紅字沖銷法、藍字補充法。在會計電算化中，劃線更正法已經無法使用。根據財政部文件的規定，已經輸入計算機內的憑證資料在登記前必須審核，如果審核發現錯誤，要對錯誤憑證進行修改；如果審核通過了或者已經記賬后發現憑證錯誤，則不能對憑證直接修改，只能采用類似紅字沖銷方法將錯誤的憑證沖銷掉，然后再補充正確的憑證。計算機自動產生的中間結果或者最后結果，是無權進行人工修改或直接填列的。

（5）賬務處理程序不同。在手工會計中，由于各個企業的業務量大小不同，也就是說，憑證的數量不同，導致產生了各種不同的會計核算程序，如記賬憑證賬務處理程序、科目匯總表賬務處理程序、日記總賬賬務處理程序、匯總記賬憑證賬務處理程序等。但是，由于業務量的大小對于計算機系統來說基本上沒有影響，所以在會計電算化中完全可以選用任意一種賬務處理程序就可滿足各個企業的需要。

（6）會計工作組織體制和人員不同。手工會計部門一般分為若干會計工作崗位，如工資、材料、固定資產、成本等崗位，以進行專門的會計業務核算，設有專人負責記賬、編制報表等工作。在會計電算化情況下，會計工作崗位的劃分發生了很大的變化，專門的業務核算工作都由計算機來替代，只設置了數據錄入、審核、維護等崗位。在人員構成上，手工會計系統中均是會計專業人員。會計電算化系統中的人員將由會計專業人員、計算機專業人員或兩者都懂的復合型人才構成。

（7）內部控制方式不同。手工會計的內部控制依據會計流程進行嚴密的控制，如賬證核對、賬賬核對、賬物核對等控制方式。而在會計電算化中這些方式都已不存在，代之以更加嚴密的輸入控制、權限控制、時序控制等。