第三節 會計信息系統

會計信息系統是一個將會計數據轉換為信息的信息系統，由于會計在經濟管理中的重要地位，會計信息系統必定是組織信息化的一個重要系統。

一、會計信息系統的基本概念

1.會計信息系統的定義

會計是一個通過人或計算機對物流、資金流、信息流實施管理的信息系統，其目標是將會計數據轉換為會計信息。從遠古的結繩記事到今天的計算機記賬，會計都是一種信息處理的科學，它所從事的就是數據的采集、存儲、加工、傳遞和信息的提供，為管理者進行預測、計劃、控制和決策等管理活動服務，具有信息系統的全部特征，所以人們將會計稱為會計信息系統（Accounting Information System，AIS）。

會計信息系統可以是手工系統，也可以是以計算機為工具的信息系統。本書關注的是后者，所以會計信息系統一詞指的就是計算機會計信息系統。

2.會計信息系統的基本功能

會計信息系統具有信息系統的共性，即必須具有會計信息處理、會計業務處理、會計組織管理以及輔助決策等功能。其中會計信息處理也包括數據采集、存儲、處理、傳輸和輸出共五個方面的基本功能。會計數據的采集包括填制或取得原始憑證以及從企業內外取得其他數據。會計數據的處理指對收集到的會計數據進行分類、匯總、記賬、制表等核算處理，以及在此基礎上進行的分析、預測、計劃與決策。

3.會計信息系統的基本模型

無論傳統手工還是當前的計算機會計信息系統，其體系結構都是基于帕喬利（Pacioli）所建立的會計循環和會計恒等式，人們稱之為DCA（Debit and Credit Accounting）模型，它的核心思想是對會計科目的分類。雖然近年來理論界和實務界對DCA模型有不少質疑，并且人們已經對帕喬利的思想作了許多次改進，但它的本質并沒有改變，即使現代IT技術的應用也沒有改變傳統會計體系結構的本質。

但是不容置疑，計算機會計信息系統并非只在會計循環的自動化上下工夫，在許多方面都作了改良。例如計算機會計信息系統可以實現多元分類，即除了按科目核算之外，還可以同時按部門、供應商、客戶、職員、專項資金等項目進行分類核算，隨時提供各種分類核算的匯總和明細信息。

二、會計信息系統的特點

盡管理論界曾先后為會計信息系統提出過數據庫、事件驅動（REAL）等會計模型，但目前它仍然基于帕喬利所建立的會計循環和會計恒等式，其數據源仍然是歷史的、能以貨幣計量的數據。具體特點是：

1.遵循世界通用的復式記賬原則

會計信息系統遵循復式記賬的原則，即有借必有貸、借貸必相等，資產=負債+所有者權益，利潤=收入-費用。但是技術手段的不同畢竟會帶來核算方法的差異，計算機會計系統已經簡化了會計循環，消除了手工會計下信息處理的許多技術環節，如平行登記、對賬等。

2.收集會計憑證仍然是會計處理的起點

收集和確認會計憑證仍然是會計核算的起點，而且憑證還是最主要的數據源和最重要的會計檔案。但計算機會計所接受的記賬憑證除了手工編制部分外，有相當部分是由系統內部自動編制或從系統外部接收的，這就是所謂的電子憑證。電子憑證分為內部和外部兩類，內部電子憑證指企業內部由計算機系統自動生成并通過局域網絡傳遞的憑證，例如，其他業務系統自動編制的固定資產增減變動和折舊憑證、工資費用分配憑證、采購和銷售的有關票據。外部電子憑證主要包括企業與外部的金融、供銷、運輸等單位之間發生的網上收付款電子票據以及購銷業務票據，如電子支票、電子匯兌、網上委托收款票據。

3.簡化會計循環并改善信息處理的質量

雖然會計信息系統仍然以會計恒等式和會計循環為基礎，但已經簡化了賬簿體系和會計循環，在整個會計循環中對會計人員的技術要求，只在于從原始憑證到記賬憑證的編制和確認。由此改善了信息處理的質量，主要包括以下幾個方面：

（1）實現了多元分類核算，隨時提供各種分類核算的匯總和明細信息。

（2）發展了會計方法或模型。由于數據采集和處理能力的極大提高，原來難以實現的復雜的數學模型和分析預測方法不再是空中樓閣。例如線性代數、本量利分析、回歸分析、多元方程和高層次數據模型都可以在管理會計中應用。

（3）實現了會計與業務的協同處理。打破了會計核算與產品購銷存業務之間的分割，使信息在會計和業務部門之間得到一定程度的共享，甚至實現物資、資金、信息的三流合一，各子系統高度共享信息，會計不再是一個“信息孤島”。

（4）實現了分散處理和集中管理相結合的會計管理模式。分公司或派出機構可以隨時就地將發生的經濟業務輸入系統，并通過互聯網將憑證直接存入集團總部的會計信息處理中心，由總部集中管理會計信息和編制報表。

4.強化了會計的職能

會計信息化促進了會計職能的變化，尤其當企業推行ERP并且采用Internet/Intranet技術之后，不僅能夠加強財務會計與其他業務部門的協同處理，統一管理信息資源，實現數據的高度共享；而且可以通過遠程處理與網上支付，實現網絡財務管理，促使財務管理從靜態走向動態，有利于集團公司、跨國企業的實時管理。網絡財務的集中管理將強化主管單位對下屬機構的財務監督，及時部署經營活動和作出財務安排，而且可以改變財務工作方式，實現移動和在線辦公。

5.會計內部控制程序化

由于會計數據的存儲、處理方式以及會計工作組織的改變，手工條件下行之有效的許多控制方法已不再適用，而必須采取新的控制方法和技術，其中相當一部分要由計算機系統自動實現，即實現內部控制的自動化。例如對操作權限、數據檢驗、處理過程、數據輸出，都可由計算機系統自動進行控制。

6.財務報告內容多元化并提供定期與實時相結合的報表

由于會計信息系統實現多元分類和動態核算，財務報告正在向內容多元化、形式多樣化、組合適需化以及定期與實時報告相結合的模式發展。例如：

（1）會計信息系統可以提供定期和即時兩種財務報告，尤其實現網絡會計之后，電子憑證幾乎在經濟業務發生的同時即可進入系統并反映到財務報告中來。

（2）會計信息系統可以提供基于多種計量屬性的財務報告，尤其是歷史成本和公允價值并重的報告、定性信息與定量信息相結合的財務報告、貨幣信息和非貨幣信息相結合的財務報告、核心信息與非核心信息相結合的報告。

（3）會計信息系統可以授權信息使用者或有關部門自己通過網絡并按自己的需求自動生成報告。例如稅務機關可以遠程讀取有關企業的會計數據并生成會計報表。

三、會計信息系統的基本組成

會計信息系統涉及寬泛的目標與豐富的內涵，它不僅規模龐大，而且技術復雜。因此必須將它分解為若干子系統，才能逐一開發和應用。因此，會計信息系統的基本結構一般是指軟件由哪些子系統組成以及子系統之間的聯系。

會計信息系統一般按會計職能來劃分子系統，但由于軟件公司對財務與會計的認識、理解、解決問題的方法和風格的差異，不同會計信息系統的基本結構不盡相同。一般可以將會計信息系統分為財務會計、管理會計和財務管理三大職能系統。

（1）財務會計系統：一般包括總賬（即賬務）、應收款、應付款、薪資、固定資產、存貨、通用會計報表等職能子系統。

（2）管理會計與財務管理系統：一般包括預算管理、項目管理、資金管理（即籌資投資管理）、成本管理、財務分析、商業智能以及決策支持等功能子系統。此外，財務管理的許多功能還分散在財務會計的不少子系統中，例如，在應收款管理系統中就有賬齡分析、周轉分析、欠款分析、壞賬分析、收款分析以及收款預測等管理功能。

此外，由于我國許多獨立型的會計軟件都具有一定的購銷存業務處理與管理功能，這部分業務與財務往往實現協同處理，其中包括采購計劃、采購管理、銷售管理、存貨管理和庫存管理等子系統。

四、會計信息系統的主要子系統

會計信息系統的功能通過各個子系統來體現，由于不同公司軟件的基本組成不盡相同，所以下面只簡要介紹其中較常用子系統的功能，并且由于系統與子系統是一個相對的概念，為了敘述的方便我們把子系統直接稱為系統。

1.總賬系統

總賬系統是會計信息系統的核心，其他職能系統直接或間接與它發生聯系。總賬系統的基本任務是記賬、算賬、對賬、轉賬和結賬，并生成和輸出日記賬、明細賬、總賬以及部分固定格式的報表。此外，總賬系統一般還具有輔助核算功能。

2.應收款管理系統

應收款管理系統主要提供發票、應收單、收款單的錄入、記賬、核銷與分析功能。具體包括客戶信用控制、收款處理、現金折扣處理、單據核銷處理、壞賬處理、客戶利息處理等業務功能，提供業務分析、預測以及對應收票據的核算與管理等功能。

3.應付款管理系統

應付款管理系統提供發票、應付單、付款單的錄入、記賬、核銷與分析功能，具體包括付款處理、現金折扣處理、單據核銷處理等業務功能，并進一步通過業務分析、資金流出預算、對應付票據的管理，動態反映各流動負債的數額及償還流動負債所需的資金。

4.薪資管理系統

薪資系統主要提供薪資核算、薪資發放、費用計提、統計分析等功能，并生成和輸出相關的工資結算單、工資條或工資單、工資匯總表、費用分配表、票面分解表等。薪資系統還必須能自動編制轉賬憑證、計提個人所得稅、銀行代發、多次或分次發放等功能。

5.固定資產管理系統

固定資產系統主要提供資產管理、折舊計提與分配、統計分析等功能。其中資產管理包括管理資產卡片、處理固定資產的增減變動、提供資產評估及資產減值準備功能。此外要生成資產增減變動與計提折舊的轉賬憑證，而且輸出的賬表也比較多。

6.存貨管理系統

存貨系統主要核算企業存貨的收發存業務，及時反映存貨的入庫、耗用和結存情況，準確地把各類存貨成本歸集到各成本項目和成本對象上，為成本核算提供基礎數據，并動態反映存貨資金的增減變動，提供存貨資金周轉和占用情況，為降低庫存、減少資金積壓、加速資金周轉提供決策依據。

7.通用報表系統

報表系統主要是提供一種機制讓用戶定義和生成各種會計報表，并在此基礎上實現報表的匯總與分析。隨著Internet的普及，報表系統應該逐步實現遠程制表、匯總與分析功能，支持網上傳輸、合并報表等功能。

8.成本管理系統

成本管理系統主要提供成本計劃、成本核算、成本預測和成本分析等功能。其中，成本核算的基本任務是歸集和分配成本費用，計算產品總成本和單位成本，計算和結轉成本差異，并編制轉賬憑證給總賬系統。

9.資金管理系統

資金管理系統實現企事業單位對籌資、投資等資金管理方面的需求。系統以銀行存貸單據、內部存貸單據為依據，記錄資金或其他涉及資金管理方面的業務，處理對內或對外的收款、付款和轉賬業務。系統一般不僅提供逐筆計息功能，實現對每筆資金的管理；而且提供積數計息功能，實現往來存貸資金的管理。此外，還提供單據的動態查詢以及統計分析功能。

10.預算管理系統

預算管理系統通過對企業預算假設建立、預算體系搭建、預算編制、預算調整、預算控制、預算分析全過程的管理，為企業的事前計劃、事中控制、事后分析提供有效的工具和必要的手段。預算管理系統一般為企業提供編制全面預算體系、體現預算編制過程以及提供多種預算編制方法、實現預算控制與預算執行分析。

11.決策支持系統

決策支持系統是財務決策科學化的一個重要工具，目標是改善管理人員的決策能力，提高決策的科學性和信息化程度。目前會計軟件中的決策支持系統主要實現綜合查詢、數據分析，以及輔助決策和預測分析功能，為決策者提供不同角度、不同層次的信息。

五、會計信息系統子系統之間的聯系

會計信息系統以總賬為核心，按高內聚低耦合的原則來劃分子系統，毫無疑義，各子系統是獨立的，各自有獨立的輸入和輸出，實現特定的功能，用戶可以單獨選購和使用。但獨立又是相對的，各子系統之間或多或少存在某些數據和控制的聯系。

1.系統之間的數據聯系

會計信息系統各子系統之間的聯系一般是通過數據傳遞實現的，而且往往是采用數據文件的方式間接傳遞數據。這種現象的實質就是共享數據。

圖1-2基本反映了工業企業各系統之間的關系，其中矢線表示系統之間的聯系以及數據傳遞的方向。顯然總賬系統是會計信息系統的核心，其他系統往往需要讀取總賬系統的數據進行核算，而且要將處理結果匯總生成記賬憑證，送到總賬系統記入總分類賬。

圖1-2 會計信息系統子系統之間的數據聯系

2.系統之間的數據接口

在會計信息系統中，數據接口即數據傳遞方式主要有如下兩種：

（1）總賬中心式。各系統將數據編制成記賬憑證并直接傳遞給總賬系統，而其他系統則選擇適當時機到總賬系統中讀取自己所需的數據。例如，存貨、薪資、固定資產等系統都分別把材料、薪資、折舊等初步分配結果以記賬憑證形式直接送到總賬系統，并在分類賬中歸集，而成本系統則需從總賬系統的分類賬中讀取歸集的費用進行成本核算。

（2）直接傳遞式。各系統將要傳遞給其他系統的數據直接生成專門的數據文件，然后由其他系統讀取整個文件。例如，存貨、薪資、固定資產等系統分別把材料、工資、折舊等數據按部門分類生成專門文件，再由成本系統在適當時機讀取這些文件進行成本核算。

3.系統之間的控制或制約

系統之間除了數據聯系之外，相互之間還存在一定的控制或制約。例如：

（1）修改控制。應收、應付、存貨、薪資、固定資產等系統生成的記賬憑證直接存入總賬系統，總賬系統可以對這些憑證進行審核、記賬、查詢、打印，但不能對其進行修改，發現錯誤只能將其刪除，再由原系統重新生成新的正確憑證。

（2）結賬控制。由于總賬系統的轉賬業務有嚴格的先后次序，某些轉賬依賴其他轉賬業務產生的數據，所以各系統的期末結賬也有一定的次序，例如在應收、應付、存貨、薪資、固定資產等系統結賬之前，總賬系統不能執行結賬操作。

六、會計軟件及其發展

會計軟件是會計信息系統的俗稱，在很大程度上決定了會計信息化的發展水平。沒有功能完整和技術先進的會計軟件，就不可能有真正意義上的會計信息化。

1.會計軟件的基本概念

會計軟件是專門用于會計核算與管理工作的計算機應用軟件。凡是具備相對獨立完成會計數據輸入、處理和輸出功能模塊的軟件，如賬務處理、固定資產核算、工資核算軟件等，均可視為會計軟件。會計核算軟件以會計理論和會計方法為核心，以會計制度為依據，以計算機和通信技術為基礎，以會計數據為處理對象，以提供會計信息為目標。此外，企業資源計劃（Enterprise Resources Planning，ERP）軟件也包含處理會計數據的功能，這部分功能模塊也屬于會計軟件的范疇。因此，會計軟件系統可以是一個獨立的系統，也可以是ERP的一個子系統。

2.會計核算軟件的分類

會計核算軟件可以從不同的角度進行分類。例如，會計軟件按適用范圍可以分為通用與專用會計軟件，按系統軟硬件結構可以分為單用戶和網絡會計軟件，按ERP的關系可分為獨立型會計軟件和非獨立型會計軟件。下面從適用范圍的角度來分析會計軟件的特點。

（1）通用會計軟件。通用會計軟件一般是指由專業軟件公司研制，公開在市場上銷售，能適應不同行業、不同單位會計核算與管理基本需要的會計軟件。目前我國商品化會計軟件一般都是通用會計軟件，例如用友通、金蝶KIS等。通用會計軟件具有通用性強、功能全面、需要初始化處理、軟件性能優越等特點。顯然，通用會計軟件在功能、性能、成本、維護等方面有明顯的優勢，所以一般企事業單位沒有理由不選擇這類軟件。

（2）專用會計軟件。專用會計軟件一般是指由使用單位自行開發或委托其他單位開發，供本單位使用的會計核算軟件。由于這種軟件針對特定單位研制，一般在軟件中固定會計核算規則，所以使用較方便，但僅適用于個別單位，而且功能與性能一般不及通用會計軟件。加上開發一個成熟軟件不僅周期長，而且成本也很昂貴，所以只有特殊需求的企業才需要考慮開發專用會計軟件。

3.會計軟件的發展

會計軟件的發展主要體現在技術與功能兩個層面。

首先，近年來會計軟件涉及的多種技術都有長足發展，其中軟件的開發與運行平臺、網絡計算結構的發展最為顯著，例如，早期的網絡會計軟件一般采用文件/服務器結構（File/Server，F/S），目前多數大中型會計軟件與ERP幾乎都采用了客戶機/服務器結構（Client/Server，C/S），少數軟件（如用友NC、金蝶K/3）甚至實現了（Browse/Server，B/S）結構。

其次，我國會計軟件在功能上經歷了三個階段的發展：

（1）核算軟件階段。1996年以前我國會計軟件基本屬于核算型軟件，主要實現會計賬務以及工資、固定資產、應收、應付、存貨、成本等業務核算，部分會計軟件還具有采購、庫存和銷售等業務管理功能。

（2）管理軟件階段。我國1996年和1998年先后提出發展管理型會計軟件和企業管理軟件，隨后用友UFERP、金蝶K/3 ERP相繼推出，我國會計軟件跨上了一個新的臺階。管理型軟件初步實現了財務會計與管理會計融合，現在不少系統的管理會計部分已經具有預算管理、資金管理、成本管理、項目管理、財務分析、決策支持等功能。

（3）網絡財務管理軟件。網絡財務管理軟件是建立在Internet/Intranet基礎上的會計軟件，與一般會計軟件的區別是它通過Internet實現遠程處理和支持電子商務，實現對財務、業務、電子商務的協同處理，實現事中動態會計核算與網絡財務管理。例如，能直接執行網上付款和網上轉賬業務，伴隨電子商務產生的各種票據也能直接進入會計軟件系統。

4.常用會計軟件

我國從1989年開始評審會計核算軟件，分別由財政部和各省市進行兩級評審，全國通過評審的會計軟件達200多個，其中通過國家級評審的就有30多個，可謂百花齊放，如安易、先鋒、金算盤、浪潮、用友、金蝶、金蜘蛛、京粵、遠方、萬能等通用財務軟件都名噪一時。但到20世紀末，大浪淘沙之后，仍能獨樹一幟的會計軟件已屈指可數，而眾望所歸的唯有用友、金蝶而已。

（1）用友軟件。用友軟件公司主要軟件產品有用友UFERP和用友通，其中ERP已經包括財務、進銷存、網絡分銷、客戶關系、電子商務、生產制造、商業智能、人力資源等子系統。其中的財務系統已分為財務會計和管理會計兩大部分，財務會計具體包括總賬、應收、應付、固定資產、工資管理、行業報表、合并報表、UFO報表等功能模塊；管理會計具體包括資金管理、成本管理、預算管理、DSS（決策支持）以及財務分析等功能模塊。圖1-3為用友U8ERP企業門戶。

（2）金蝶軟件。金蝶國際軟件集團有限公司的主要產品有金蝶K/3和KIS，與用友軟件一樣，版本不斷更新，功能不斷加強，引領我國會計軟件跨上了一個又一個新的臺階。其中，K/3的早期版本就具有財務會計、管理會計、資金管理、物流管理、人力資源、績效管理、集團分銷、集團合并等集成功能。金蝶K/3 是我國中小型企業ERP 市場中使用率最高的企業管理軟件。