2.3 職位體系設(shè)計(jì)四步走
職位體系是人力資源管理的基礎(chǔ)，建立完善、合理、有序的職位體系，才能有效地開(kāi)展人力資源的各項(xiàng)管理工作。職位體系對(duì)職位具有的知識(shí)、經(jīng)驗(yàn)、素質(zhì)、技能等任職資格進(jìn)行具體描述和界定，是企業(yè)招聘、選拔人才的基本依據(jù)。職位體系描述職位的工作內(nèi)容、職責(zé)，是員工開(kāi)展工作的依據(jù)，也有助于組織（企業(yè)）設(shè)置合理的績(jī)效考核目標(biāo)，進(jìn)而實(shí)行有效的績(jī)效考核。另外，只有建立完善的職位體系才可以評(píng)估職位在組織中的相對(duì)價(jià)值，才能根據(jù)崗位價(jià)值制定合理的薪酬。所以，進(jìn)行職位體系的設(shè)計(jì)，就是優(yōu)化整個(gè)人力資源的工作，為各個(gè)工作流程的改善打好基礎(chǔ)。
一般來(lái)說(shuō)職位體系設(shè)計(jì)需要經(jīng)過(guò)四個(gè)階段，我們一起來(lái)看看。
首先是明確組織架構(gòu)的設(shè)計(jì)任務(wù)和原則。
組織架構(gòu)設(shè)計(jì)的任務(wù)是設(shè)計(jì)出清晰的組織層級(jí)結(jié)構(gòu)，規(guī)劃和確定組織架構(gòu)中各部門(mén)的職能和權(quán)限，保障組織目標(biāo)與任務(wù)的實(shí)現(xiàn)。基本原則包括精簡(jiǎn)高效原則、責(zé)權(quán)對(duì)等原則、市場(chǎng)導(dǎo)向原則、管理明確原則等。比如說(shuō)樂(lè)樂(lè)曾經(jīng)遇到過(guò)一家企業(yè)，它的人員結(jié)構(gòu)主要都是專(zhuān)業(yè)技術(shù)類(lèi)人員，為了給大家設(shè)計(jì)職業(yè)晉升發(fā)展通道，在一個(gè)十人不到的部門(mén)里，出現(xiàn)了各種管理職位，從初級(jí)經(jīng)理一直到高級(jí)經(jīng)理。管理崗位這么多，下面的員工就不知道具體事情應(yīng)該向哪個(gè)層級(jí)的經(jīng)理匯報(bào)了，似乎哪一個(gè)都可以，同時(shí)也造成了經(jīng)理們不知道如何實(shí)施自己的管理權(quán)限。后來(lái)鑒于是專(zhuān)業(yè)類(lèi)的團(tuán)隊(duì)，更重視專(zhuān)業(yè)技術(shù)的提升，所以在設(shè)計(jì)上將一些經(jīng)理職位調(diào)整為專(zhuān)家崗位（不涉及人員管理），這樣既有職業(yè)發(fā)展的通道，又有明確的管理權(quán)限，一舉兩得。
其次需要優(yōu)化組織架構(gòu)的設(shè)計(jì)。
組織架構(gòu)的設(shè)計(jì)需要綜合考慮外部環(huán)境、公司發(fā)展戰(zhàn)略、業(yè)務(wù)模式與流程等方面。由于組織所處的市場(chǎng)環(huán)境在不斷地變化，在激烈的市場(chǎng)環(huán)境里，組織的架構(gòu)應(yīng)該盡量扁平化。組織架構(gòu)的類(lèi)型也需要考慮組織的業(yè)務(wù)模式和業(yè)務(wù)流程。雖然很多時(shí)候會(huì)選擇職能型組織，但隨著業(yè)務(wù)的發(fā)展，用業(yè)務(wù)流程的思維設(shè)計(jì)符合公司發(fā)展的組織架構(gòu)也是很有意義的。樂(lè)樂(lè)曾經(jīng)還遇到過(guò)一個(gè)產(chǎn)品設(shè)計(jì)部門(mén)，這個(gè)部門(mén)有設(shè)計(jì)組、運(yùn)營(yíng)組、產(chǎn)品組等。在架構(gòu)回顧的時(shí)候，業(yè)務(wù)部門(mén)提出想把運(yùn)營(yíng)組拆分為內(nèi)部運(yùn)營(yíng)組和外部運(yùn)營(yíng)組，原因是覺(jué)得這樣可以給大家更多晉升發(fā)展的機(jī)會(huì)。樂(lè)樂(lè)在和業(yè)務(wù)部門(mén)溝通的時(shí)候強(qiáng)調(diào)，其實(shí)這兩個(gè)組在工作方面有很多交叉的地方，如果分開(kāi)，那么在管理上會(huì)多一次溝通，而且工作起來(lái)人員調(diào)配也不方便，不如放在一個(gè)組中，這樣在工作分配時(shí)可以側(cè)重對(duì)內(nèi)或者對(duì)外，定期再進(jìn)行輪換。即使在同一個(gè)組里也同樣有晉升發(fā)展的機(jī)會(huì)。
第三，還需要界定部門(mén)職能和職位。
部門(mén)職能要根據(jù)專(zhuān)業(yè)化分工原則，將組織總的職能分解落實(shí)到各個(gè)部門(mén)，可以通過(guò)流程梳理和工作分析來(lái)完成。通過(guò)梳理流程，可以將組織流程的任務(wù)分解落實(shí)到各個(gè)部門(mén)，再通過(guò)工作分析，可以進(jìn)一步的補(bǔ)充。職位序列可以分為管理序列、技術(shù)序列、職能序列、市場(chǎng)序列、操作序列等。在職位序列劃分的時(shí)候，可以把握一下。比如對(duì)于專(zhuān)業(yè)相似、能力要求相似、職責(zé)相似、有共同的職業(yè)發(fā)展目標(biāo)的職位可以合并在一個(gè)職位序列里，以便于管理和優(yōu)化。
最后是關(guān)于職位說(shuō)明書(shū)的編寫(xiě)。
職位說(shuō)明書(shū)是對(duì)職位內(nèi)涵及外延的描述。對(duì)職位名稱(chēng)、職位歸屬、職位職責(zé)、任職資格、職位關(guān)聯(lián)關(guān)系進(jìn)行詳細(xì)的說(shuō)明。這樣可以讓相關(guān)人員清楚自己從事的工作需要做什么、應(yīng)該做什么、工作績(jī)效的評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)是什么，等等。
要編制好崗位說(shuō)明書(shū)，首先需要確定好部門(mén)組織架構(gòu)，有清晰的組織層級(jí)關(guān)系、清晰的匯報(bào)關(guān)系、明確的崗位名稱(chēng)。同時(shí)需要對(duì)部門(mén)職責(zé)進(jìn)行三級(jí)分解。
一級(jí)關(guān)鍵職責(zé)：一句話概括部門(mén)設(shè)置的目的。
二級(jí)關(guān)鍵職責(zé)：一句話概括下級(jí)職責(zé)，參考格式為：影響范圍+設(shè)置目的。
三級(jí)關(guān)鍵職責(zé)：列舉每個(gè)下級(jí)單位的關(guān)鍵任務(wù)，3～5項(xiàng)為宜。
對(duì)于崗位職責(zé)也需要進(jìn)行分解：
將部門(mén)職責(zé)分解到崗位，每個(gè)崗位在每項(xiàng)部門(mén)職責(zé)中，通常有四種基本角色：
1、提議：為某項(xiàng)目或任務(wù)提供建議或者擬方案。
2、決策：具備審核批準(zhǔn)或否決的權(quán)力。
3、實(shí)施：?jiǎn)?dòng)、參與并跟蹤某個(gè)項(xiàng)目或任務(wù)的順利完成并對(duì)該項(xiàng)目或任務(wù)的結(jié)果負(fù)責(zé)。
4、監(jiān)督：在項(xiàng)目實(shí)施或任務(wù)執(zhí)行過(guò)程中，給予質(zhì)量、時(shí)間等方面的監(jiān)控，并提供反饋。
可以參照以下的內(nèi)容對(duì)崗位職責(zé)進(jìn)行描述：
描述崗位設(shè)置目的：
簡(jiǎn)單準(zhǔn)確地說(shuō)明該崗位存在的意義及它對(duì)公司成功的獨(dú)特貢獻(xiàn)。基本的結(jié)構(gòu)是：根據(jù)…／由于…，做…，以達(dá)到…目的。
描述崗位關(guān)鍵職責(zé)：
崗位關(guān)鍵職責(zé)來(lái)自于部門(mén)職責(zé)分解，每一崗位應(yīng)不超過(guò)6項(xiàng)職責(zé)，3～4項(xiàng)最優(yōu)基本結(jié)構(gòu)：以行動(dòng)為導(dǎo)向，說(shuō)明方式、地點(diǎn)、原因／目的及周期。
崗位職責(zé)一般包括四種基本角色：
填寫(xiě)關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)。
是否明確、具體，并足以明確說(shuō)明符合期望，需要完成哪些具體任務(wù)或行動(dòng)，實(shí)際結(jié)果是什么。是否可以用成本、數(shù)量、質(zhì)量或時(shí)限來(lái)準(zhǔn)確衡量。是否可以定量（例如日期、數(shù)量、規(guī)模），是否可以定性（正式批準(zhǔn)、滿意度等）。
填寫(xiě)任職資格
崗位說(shuō)明書(shū)填寫(xiě)也需要注意以下的問(wèn)題。
1、對(duì)崗不對(duì)人。與現(xiàn)在職者的實(shí)際情況無(wú)關(guān)。
2、應(yīng)該全面、準(zhǔn)確、簡(jiǎn)潔，符合實(shí)際情況，避免夸大或縮小的描述。
3、應(yīng)該看崗位的要求是什么，而不僅僅是對(duì)現(xiàn)有工作內(nèi)容的描述。
4、應(yīng)該盡量避免使用各個(gè)崗位都適用的詞語(yǔ)。
5、避免使用某些專(zhuān)有名詞。
6、應(yīng)該避免簡(jiǎn)稱(chēng)及縮寫(xiě)。
7、職位關(guān)鍵職責(zé)描述應(yīng)該具體和明確。
比如說(shuō)人力資源業(yè)務(wù)協(xié)同經(jīng)理這個(gè)崗位設(shè)置的目的，“根據(jù)公司人力資源的各項(xiàng)政策，協(xié)助人力資源總監(jiān)在所協(xié)同部門(mén)設(shè)計(jì)并組織實(shí)施各項(xiàng)人力資源工作，為公司的業(yè)務(wù)發(fā)展提供全面的人力資源支持”。
關(guān)鍵職責(zé)可以包括：
1、根據(jù)公司的業(yè)務(wù)發(fā)展戰(zhàn)略，深入了解協(xié)同業(yè)務(wù)與人員的發(fā)展?fàn)顩r，全方位提供專(zhuān)業(yè)性建議方案并推動(dòng)實(shí)施。
2、負(fù)責(zé)公司人力資源相關(guān)政策、制度、體系、重點(diǎn)項(xiàng)目在業(yè)務(wù)部門(mén)的落地和推動(dòng)執(zhí)行，并針對(duì)執(zhí)行結(jié)果進(jìn)行有效反饋，確保人力資源運(yùn)作的有效性。
崗位名稱(chēng)也需要規(guī)范：
崗位稱(chēng)謂由崗位關(guān)鍵職責(zé)+崗位職銜構(gòu)成
1、簡(jiǎn)潔，崗位關(guān)鍵職責(zé)最好控制在8字以?xún)?nèi)。
2、崗位職銜避免前置。
3、部門(mén)名稱(chēng)不能重復(fù)出現(xiàn)在崗位稱(chēng)謂中。
4、崗位稱(chēng)謂嚴(yán)格遵循同一崗位，同一稱(chēng)謂原則。
職位體系的設(shè)計(jì)是一個(gè)系統(tǒng)工程，必須建立在對(duì)組織所在的行業(yè)、組織發(fā)展階段、戰(zhàn)略、業(yè)務(wù)模式流程等情況都充分了解的基礎(chǔ)上，找到符合實(shí)際的組織模式，同時(shí)在實(shí)施的過(guò)程中還需要不斷地動(dòng)態(tài)調(diào)整和優(yōu)化，從而設(shè)計(jì)出適合組織發(fā)展的職位體系。